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Ich empfange jeden Tag hunderte Mails von Leuten, die an ihren Erfolg glauben, obwohl sie weder rechtschreibung noch zeichensetzung im mindesten beherrschen. Weshalb ist das so wichtig? Von Führern (Führungskräften) haben wir wieder und wieder gehört, daß wir als Erstes mit unseren Aspiranten eine Beziehung aufbauen müssen. Darüberhinaus: Beziehungen gründen auf Vertrauen. Wieviel Vertrauen würden Sie jemanden entgegenbringen, der Ihnen eine Werbung schickt, die da lautete "Sie werden das lieben es explodirt wie verückt. Anschaun rentirrt sich wirklich"?
Natürlich bin ich nicht hier, um eine Vorlesung über die Vorteile korrekter Rechtschreibung und Zeichensetzung zu halten. Ich werde also annehmen, daß Sie diesen Teil von eMail-Meisterschaft unter Kontrolle haben. Ich möchte einige zusätzliche Schritte festhalten, die Sie meistern müßten, um das Medium eMail zu beherrschen.
Fangen wir an.
Wählen Sie ein einfaches und klares Format.
Das fördert Lesbarkeit. Viele horizontale Linien aus netten Zeichen oder, noch schlimmer, $-Zeichen, unterteilen Ihre Absätze oder Ideen nicht annähernd so gut wie eine einfache Leerzeile. Setzen Sie also immer zwei Zeilenvorschübe (Return, Enter, Eingabe) am Ende eines Absatzes.
Halten Sie Ihre Absätze kurz.
Machen Sie die Zeilen nicht länger als 60 bis 65 Anschläge. Das ist wichtig, weil jeder eMail-Client den automatischen Zeilenumbruch unterschiedlich macht.
Bei Zeilen mit mehr als 65 Anschlägen ist das Risiko hoch, daß
Ihr Adressat
eine volle Zeile gefolgt von einem oder zwei Worten in einer neuen
Zeile sieht,
was mit jeder Zeile wieder auftritt.
So etwas vermittelt nicht den Eindruck, daß Sie ein Profi sind.
Vielleicht verwenden Sie einen eMail-Client, der feste Zeilenumbrüche setzt, wo immer Sie es haben wollen. Ich verwende am liebsten einen guten Text-Editor, wie z.B. UltraEdit32, der als Shareware mit 45-Tage gratis Probezeit von http://www.idmcomp.com zu haben ist. Mac-Benützer werden vielleicht BBEdit bevorzugen, das bei http://web.barebones.com/products/bbedit/bbedit.html zu haben ist.
(Anmerkung des Übersetzers: Im europäischen Bereich dürften wohl die Clients OutlookExpress von Microsoft und Communicator von Netscape die am häufigsten verwendeten Clients sein. Weitere Grundlagen zum Medium eMail sind an http://www.businesspark.org/training/MailGrundlagen.htm nachzulesen. Auf Wunsch werden auch detaillierte Einstellungs-Anleitungen zu beiden Clients bereitgestellt, bitte den Bedarf melden an LEAPAdmin@businesspark.org)
Kommen wir als Nächstes zum Ton.
Kennen Sie den Ausdruck "Jemanden mit Freundlichkeit erschlagen"? Wir wollen den Teil "erschlagen" übergehen und uns der Freundlichkeit zuwenden. Sie müssen freundlich schreiben, so als würden Sie einem Freund schreiben. Ihr Ton sollte trotz Begeisterung einfach, freundlich und direkt sein.
Haben Sie jemals diese Zeichen gesehen :-) ;-) - sie werden "Emoticons" (von Ikone und Emotion). Das erste ist ein Lächeln, das zweite ein Zwinkern. Man verwendet sie, um sicherzustellen, daß eine Aussage richtig aufgefaßt wird. In der eMail ist manchmal fast unmöglich zu sehen, wo einer scherzt oder wenn man etwas bestimmt ausdrückt, aber nicht verärgert ist. Mit Hilfe der Emoticons kann man dies klar "hinüberbringen". Vielleicht halten Sie diese Dinger für ein bißchen markig - ich auch. Aber lieber benütze ich sie und werde richtig verstanden als daß ich die andere Möglichkeit (mißverstanden zu werden) riskiere.
Wenn Sie aber Emoticons wirklich ablehnen, können Sie *grin* oder LOL an passenden Stellen verwenden, aber natürlich dürfen Sie das nicht übertreiben. (Anmerkung des Übersetzers: *grin* = Grinsen, LOL = laughing out loud, laut lachend, eher in eMail-Insider-Kreisen verwendet.)
UND WAS SIE AUCH TUN - SCHREIEN SIE NICHT. In Großbuchstaben schreiben heißt in der eMail-Etikette soviel wie schreien. LASSEN SIE SICH NICHT DABEI ERWISCHEN! Wenn Sie's trotzdem tun, VERWENDEN SIE EINEN ;-)
Bevor Sie den Senden-Button drücken nachdem Sie Ihre Rechtschreibung geprüft und den Text aufpoliert haben, wovon ich weiß, daß Sie wissen, wie es gemacht wird, lesen Sie Ihren Text noch ein letztes Mal. Ist es für Ihren Adressaten klar genug? Haben Sie die gewünschte Information gegeben? Haben Sie die Information in Form von Vorteilen für Ihren Kunden dargestellt? Falls Sie den geringsten Zweifel in bezug auf Klarheit haben, ist es Zeit, ans Überarbeiten zu gehen.
Gewiß, das ist eine Menge Arbeit, aber geben Sie diesen Dingen die nötige Zeit, daß sie Gewohnheit werden - Sie werden sehen, daß es bedeutend einfacher und leichter wird.
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