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Sie bekommen diese eMail, weil Sie im LEAP Corporate Training
Forum eingeschrieben sind. Falls Sie diesen Teil unseres
Produktes nicht bekommen wollen, beachten Sie bitte die
Instruktionen am Ende dieser Mail. Vielen Dank!
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Wir werden uns in dieser Lektion auf Outlook Express, Netscape
Communicator und AOL konzentrieren. Falls Sie einen anderen
Mailclient verwenden und diese Lektion erweitern wollen,
bitte darum!
Unser Ziel ist hier, alle einlaufende Post so zu sortieren, daß
Sie
immer den Überblick bewahren, wer Sie kontaktiert hat, wie diese
Person Sie gefunden hat, und wo genau Ihre eMails sind, sodaß
Sie sie immer schnell finden. Outlook Express und Netscape Mail
sind eingerichtet, daß eMails mitbestimmten Merkmalen
automatisch in bestimmten, zuvor erstellten Foldern abgelegt werden.
Sie haben zum Beispiel eine Anzeige an verschiedenen Plätzen
publiziert, die den Interessenten anbietet, einen Link
"mailto:IhrName@xyz.com?subject=$10_MLM"
anzuklicken.
Wenn nun jemand auf diesen Link klickt, erhalten Sie eine
Mail mit dem Betreff: $10_MLM"; und wenn Sie Ihren Mailclient
entsprechend konfiguriert haben, geht alle Mail mit dieser
Betreff-Zeile direkt in einen Ihrer Folder, ohne daß Sie nur
einen Finger rühren müßten.
Oder nehmen wir an, Sie hätten für jedes Werbeprojekt eine
eigene eMail-Adresse. Sie können Ihren Mailclient so
konfigurieren, daß er alle Mail entsprechend der Zieladresse
sortiert.
Outlook Express (5.x)
Menu "Extras | Regeln | Email"
Im folgenden Dialogfeld wählen Sie per Markierung aus:
1. "enthält Text/Adressaten/Absender in ... [Nachrichtenteil]"
2. Aktion für den zutreffenden Fall in [Ordner]/löschen/Weiterleiten
an ..
3. Definieren Sie die Regel, indem Sie den farbige markierten Teil
anklicken und Ihre Daten eingeben.
4. das so definierte Filter unter einem eindeutigen Namen abspeichern.
Beispiel #1: Alle eMails aus diesem Forum haben am Anfang der
Betreff Zeile [LeapTraining]. Nehmen wir an, Sie wollen diese
Mails in einem Folder sammeln, dann würde Sie so vorgehen:
Zuerst erstellen Sie einen entsprechenden Folder:
In der Übersicht "Ordner" markieren Sie "Lokale Ordner";
sodann wählen Sie im Menu "Datei | Ordner | neu", wählen
in der folgenden Dialogbox den gewünschten "Über-Ordner"
und legen einen Namen für den neue Folder fest, zum Beispiel
"LEAP-Training", gefolgt von OK.
Sodann wählen Sie im Menu "Extras | Regeln | Email" und
markieren die Zeile "enthält Text ..." sowie "In Ordner
...
verschieben". Zuletzt geben Sie als Regel ein, indem Sie
den markierten Link anklicken und "[LeapTraining]" (natürlich
ohne die Anführungszeichen) sowie (Ordner) LEAP-Training
eingeben (den wählen Sie aus der angebotenen Liste).
Beispiel #2: Sie haben verschiedene eMail-Adressen und
wollen die dafür einlaufende Mail getrennt halten.
Zuerst erstellen Sie Ihre Folder wie oben beschrieben; ich
würde für mich z.B. Janet, Editor, Marketing, Webmaster,
etc. erstellen.
Beim Erstellen der Regeln (im Menu Extra | Regeln) markieren
Sie jetzt "enthält den Adressanten ..." und "in den Folder
..."
verschieben, um dann die Regel entsprechend zu definieren.
Das wiederholen Sie für jeden der erstellten Folder. Auf diese
Weise wird Ihre Mail automatisch in diese Folder sortiert.
Beispiel #3: Nehmen wir an, Sie möchten alle
Benachrichtigungen über Ihre LEAP-Downline in einem
Folder sammeln, sodaß Sie sie ordentlich beisammen haben.
Wieder erstellen Sie zuerst einen entsprechenden Folder,
z.B. "LEAP Downline". Dann definieren Sie das Filter,
"enthält Text ... im Betreff" und "verschieben in Folder ..."
und geben als Text ein "LEAP--New Downline Member
Notice" (natürlich wieder ohne Anführungszeichen).
Sobald Sie dann OK geklickt haben, werden künftig alle
Benachrichtigungen automatisch in diesen Folder abgelegt.
Netscape Messenger
Lesen Sie bitte sicher zuerst den oben dargestellten Teil
für Outlook Express, weil hier die Beispiel nicht wiederholt
werden. Die wesentlichen Schritte für Netscape sind:
Starten Sie Communicator; wählen Sie Menu
"Bearbeiten | Nachrichtenfilter" und klicken Sie "Neu".
Weisen Sie dem Filter einen Namen zu; wählen Sie die
Bedingungen aus dem Auswahlfeld und tippen Sie Ihren
Text ein - z.B. [LEAP Training], und legen Sie schließlich
wieder aus dem Auswahlfeld die erwünschte Aktion aus.
Wählen Sie einen schon vorhandenen Folder aus oder
erstellen Sie per Schalter einen neuen.
Beim Festlegen der Kriterien können Sie mehrer Kriterien
definieren und bestimmen, ob entweder eines (oder ein
anderes) zutreffen muß, um die Aktion auszuführen, oder
ob alle Kriterien zutreffen müssen.
Einer der Unterschieden zwischen den beiden Clients ist,
daß Sie bei Netscape einen Folder beim Festlegen des Filters
erstellen können, während Sie bei Outlook diesen zuvor
einrichten müssen.
Schließlich können Sie noch eine Beschreibung des Filters
eintippen, bevor Sie OK klicken.
Anmerkung: Netscape hat noch viele weitere Möglichkeiten
zur Mail-Filterung, die hier nicht behandelt wurden. Wenn
Sie erst einmal mit den Filtern vertraut sind, werden Sie diese
Möglichkeiten rasch ausnützen lernen.
AOL
Unglücklicherweise hat AOL zur Zeit keine ähnliche
Einrichtungen zur Mail-Filterung. Das offensichtlich
vorhandene Filter ist die Tatsache, daß Sie je Konto
bis zu fünf unterschiedliche "Screen-Namen" haben
können. Ab Version 4.0 können Sie zwischen diesen
umschalten, während Sie online sind.
Sie müssen aber sicherstellen, daß Sie Ihr "PFC", (d.i.
"Personal Filing Cabinet") aufgerufen haben, um Ihre
einlaufende und ausgehende Mail zu registrieren.
Um das zu tun, klicken Sie auf "MyAOL", EInstellungen,
Mail. Dann markieren Sie die beiden Optionen "Alle Mail
aufbewahren". Bei der Version 3.0 sind diese Befehle im
Auswahlfeld des "Einstellungen"-Menus.
Im PFC werden Sie wahrscheinlich verschiedene Folder
einrichten, um die Mail per "drag and drop" zu sortieren.
Neue Folder erzeugen Sie mit dem Schalter "Add Folder"
am Fuß des Fensters.
Ich hoffe, daß diese Lektion Ihnen einen guten Start zur
eMail-Organisation gibt. Im Lauf der weiteren Lektionen
werden Sie diese Informationen brauchen, also rate ich
Ihnen, sich etwas Zeit zunehmen, um sich vorzubereiten.
Auf einen schönen Tag!
Janet Wilson
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