Adressierung der elektronischen Post, "eMail"

• Adressieren an einen Empfänger,
• verschicken an einen Verteiler (der vom einzelnen Empfängern eingesehen werden kann oder auch nicht)
• verschicken mit Kopien an andere ("Durchschlag an ...)
• Ablegen der Korrespondenz

Empfänger-Adresse
So wie Sie in der realen Welt gewöhnlich jeden Brief nur an einen Empfänger adressieren, so sollten Sie das auch im Web so halten. Es hat sich als üblicher guter Brauch so eingespielt, nur Neulinge ohne entsprechende Information ignorieren das aus Unwissenheit und in ihrer jungen Begeisterung. Der Empfänger hat gewöhnlich kein Interesse zu erfahren, wer sonst noch alles dieselbe Nachricht erhalten hat. Außerdem ist es ein Akt der Höflichkeit, des Respekts gegenüber dem Empfänger: Der Empfänger bekommt eine Nachricht, die an ihn persönlich adressiert ist. Zudem ist es beim Lesen im Mailclient höchst lästig, eine lange Liste von Adressen am Bildschirm erst "wegzuschieben", um die eigentliche Nachricht zu finden.

Nachrichten, die z.B. an Arbeitsgruppen u.ä. gehen, tragen gewöhnlich einen Verteiler, um zu dokumentieren, wer alles von einer Entscheidung, einem Auftrag u.ä. brieflich informiert wurde. Identische Nachrichten, die an viele Empfänger gehen, sollten einzeln oder als "Serienbrief" verschickt werden. Diese Funktionen werden weiter unten behandelt.

Den Empfänger adressieren Sie im Adress-Feld "An:" - Sie können dort eine Adresse manuell eintippen, über die Zwischenablage hineinkopieren, oder aus dem Adressbuch übernehmen. Oder Sie finden dort die Adresse bereits vor, wenn Sie einen entsprechend vorbereiteten Link benutzen (mailto:Name@Domain.ext) oder wenn Sie auf eine empfangene Nachricht antworten. Obwohl jeder Client es erlaubt, das Feld "An:" mehrmals zu besetzen, sollten Sie das nur in sehr gut begründeten Sonderfällen tun.

In beiden Clients ist das Feld "An:" sofort beim Öffnen zum Verfassen einer Nachricht verfügbar. Um eine Adresse aus dem Adressbuch hier einzufügen, gehen Sie vor ...

Outlook Express: Klicken Sie das Buch-Symbol neben der Feldbezeichnung "An:" - es wird das Adressbuch geöffnet, wählen Sie eine Adresse aus, klicken Sie den Schalter "An:" und "OK".

Commuicator: Klicken Sie in der Symbolleiste "Adresse" an oder im Menu "Datei | Adresse auswählen"; wählen Sie im geöffneten Adressbuch ein Adresse, klicken Sie den Schalter "An." und "OK".

Kopie-Empfänger
In Mailclients heißt diese Funktion "cc:", das steht für engl. "carbon copy", d.h. wörtlich "Kohlekopie", also "Durchschlag" - sehr junge Marketer werden dieses antike Verfahren mit mechanischen Schreibmaschinen gar nicht mehr kennen: Man führte mehrere (zumeist dünne) Blätter mit dazwischen gelegtem Kohlepapier in die Schreibmaschine ein; jeder Anschlag drückte das Zeichen auf allen Blättern ab. Dieses Verfahren stirbt aus, seit der Computer immer mehr die Schreibmaschine ersetzt.

Verwenden Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie wirklich jeden Adressaten (Original und Kopie) davon in Kenntnis setzen wollen, wer alles diese Nachricht erhalten hat. Das wird z.B. bei Arbeitsgruppen, bei Weisungen eines Direktors an seine Abteilungsleiter u.ä. der Fall sein. Sie sollten es auf gar keinen Fall bei Werbesendungen und ähnlichen Vorgängen verwenden.

In beiden Clients haben Sie für "cc:" dieselben Möglichkeiten wie für das Feld "An:"

Outlook Express: Klicken Sie das Buch-Symbol neben der Feldbezeichnung "cc:" - es wird das Adressbuch geöffnet, wählen Sie eine Adresse aus, klicken Sie den Schalter "cc:" und "OK".

Commuicator: Klicken Sie in der Symbolleiste "Adresse" an oder im Menu "Datei | Adresse auswählen"; wählen Sie im geöffneten Adressbuch ein Adresse, klicken Sie den Schalter "cc:" und "OK". Außerdem können Sie die als Schalter ausgeführte Feldbezeichnung "An." (oder "cc:") anklicken, was Ihnen eine Auswahl an Adressiermöglichkeiten anbietet.

Verdeckte Kopie-Empfänger

Bei diese Funktion wird eine Nachricht außer an die im Feld "An:" und im Feld "cc:" sichtbaren Empfänger auch an andere, für keinen Empfänger erkennbare Adressaten verschickt; sie heißt in der elektronischen "bcc:", engl. "blind carbon copy", also svw. "blinder Durchschlag".

Diese Funktion bietet sich dort an, wo man eine Information an einen (eine Anzahl von) Empfänger schickt, dieselbe Nachricht aber auch anderen zur Kenntnis geben möchte. Ein Beispiel wäre, daß ein Unternehmen eine Information an Distribuenten (für alle sichtbar) verschickt und dieselbe Nachricht auch gleich an alle Sub-Distributoren ("Downlines") verschickt wird. Diese Adressaten werden gewöhnlich als Gruppe gemeinsam adressiert, dazu mehr weiter unten.

In beiden Clients haben Sie für "bcc:" dieselben Möglichkeiten wie für das Feld "An:"

Outlook Express: Klicken Sie das Buch-Symbol neben der Feldbezeichnung "An:" oder "bcc:" - es wird das Adressbuch geöffnet, wählen Sie eine Adresse aus, klicken Sie aber hierfür den Schalter "bcc:" und "OK".

Commuicator: Klicken Sie in der Symbolleiste "Adresse" an oder im Menu "Datei | Adresse auswählen"; wählen Sie im geöffneten Adressbuch ein Adresse, klicken Sie den Schalter "bcc:" und "OK". Außerdem können Sie die als Schalter ausgeführte Feldbezeichnung "An." (oder "cc:") anklicken, was Ihnen eine Auswahl an Adressiermöglichkeiten, hier "bcc:", anbietet.

Adressgruppen bzw. Listen

In den Adressbücher von Mail-Clients haben Sie Möglichkeit, Adressen zu Gruppen zusammenzufassen. So eine Gruppe erhält im Adressbuch ein eigenes Symbol und umfaßt bei nur einem Eintrag im Adressbuch eine Mehrzahl von Adressen, zum Beispiel die Kontakte eines Vertriebes. Der Eintrag im Adressbuch heißt zum Beispiel "Kontakte", die Liste enthält alle Adressaten, die in diese (organisatorische) Gruppe gehören.

Sie können diese beispielhafte Adresse "Kontakte" nun in allen oben besprochenen Funktionen verwenden - bei "An:" und "cc:" erzeugen Sie damit aber bei jedem Empfänger sichtbar die gesamte Liste der Empfänger, was aber aus den erwähnten Gründen unerwünscht (und in den meisten Fällen auch unhöflich gegenüber den Empfängern ist: Wer weiß, ob nicht Ihre Kontakte von Ihnen erwarten, daß Sie nicht aller Welt verkünden, wer von Ihnen Informationen angefordert hat?)

Sie haben drei Möglichkeiten, diesen Problem (mit dem Mailclient) zu lösen:
 

1. Sie adressieren die Nachricht im Feld "An:" an sich selbst und setzen die Adressgruppe "Kontakte" im Feld "bcc:" ein. Die Originalnachricht kommt an Sie zurück, Ihr Mailserver (nicht der Client!) verteilt die Nachricht an alle Mitglieder der Gruppe. Jeder Empfänger erhält sie mit Ihrer Adresse als Adressat.
2. Sie adressieren die Nachricht im Feld "An:" an eines Ihrer zusätzlichen (kostenlosen) Mailkonten, z.B. "MeineKunden@hotmail.com", und die Adressgruppe per bcc. Die Originalnachricht geht an Ihr kostenloses Mailkonto, Ihr Mailserver (nicht der Client!) verteilt die Nachricht an alle Mitglieder der Gruppe. Jeder Empfänger erhält sie mit der Adresse Ihres kostenlosen Mailkontos als Adressat.
3. Wenn Sie über einen eigenen Mailserver (meist vorhanden, wenn Sie eine eigene Domain betreiben), legen Sie einfach eine eigene Adresse auf Ihrem Mailserver fest und gehen ansonsten wie unter (2) vor. Sie müssen dabei aber darauf achten, daß diese Adresse nicht identisch mit dem Adressbucheintrag für Ihre Liste ist - im obigen Beispiel hätten Sie also einen Adressbucheintrag "Kontakte" und eine Adresse Kontaktliste@IhreDomain.ext. Die Originalnachricht geht an die Adresse Kontaktliste@IhreDomain.ext, Ihr Mailserver (nicht der Client!) verteilt die Nachricht an alle Mitglieder der Gruppe. Jeder Empfänger erhält sie mit der Adresse Kontaktliste@IhreDomain.ext als Adressat.

Für diese Fälle sollten Sie die Funktion "Reply to:" bzw. "Antworten an:" Ihres Client verwenden.

Beim Commuicator können Sie diese Option beim Adressieren (genau wie An:, cc: oder bcc:) wählen, bei Outlook Express müßten Sie diese Option bei den Konto-Eigenschaften einrichten.

Listenserver

Eine weitere Möglichkeit, größer Empfängerkreise zu adressieren, bieten die sogenannten "Listenserver". Hierfür gibt es im Web viele Gratisdiesnte, die für Sie die Verwaltung von Listen übernehmen. Im wesentlichen handelt es dabei um ein ähnliche Einrichtung wie die oben als "Adressgruppe" beschriebene mit dem entscheidenden Unterschied, daß die Liste der Empfänger auf einem Server (und zusätzlich bzw. nicht im Adressbuch Ihres Client ) "haust". Die Liste hat eine bestimmte Adresse; wird eine Nachricht an diese Adresse geschickt, dann verteilt der Server sie an alle Einträge, ohne daß die Empfänger irgend einen Hinweis auf andere Mitglieder dieser Liste erhält.

Da aber jeder Empfänger an diese (als Absender aufscheinende) Adresse eine Nachricht schicken könnte, welche ebenso verteilt würde, haben Sie Möglichkeit, eine "Erlaubnis" (engl. permisison) festzulegen, z.B. durch einen Passwortschutz. Falls Sie einen Gratis-Listenserver verwenden wollen, achten Sie auf diese Option.

Wenn Sie eine eigene Domain betreiben, haben Sie zumeist Zugriff auf Listserver, Näheres erfahren Sie aus den Unterlagen Ihrer Hosting-Service.

Viel Erfolg mit eMail!
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